Estrategias para implementar un SIS en su Clínica

¿Conoce las fases para implantar un SIS en su negocio?

David De León

Para empezar, volvemos a definir los tipos de software que hay en Panamá, para que usted haga análisis desde situaciones reales.

  1. Los softwares comerciales: son los que ofrecen manejo de redes sociales como piedra angular de su uso y añaden expediente clínico electrónico para registrar información de sus pacientes de forma no estructura o la comercial estafita de "usted mismo puede crear campos de información que tendrá el expediente" y por un costo adicional. Son programas utilizables pero no útiles.

  2. Los softwares para clínicas: podemos categorizar a los que ofrecen un expediente clínico electrónico (sin Historia Clínica Integrada) junto con facturación de servicios. Son útiles para un proceso pero no ayudan al negocio.

  3. Los softwares de gestión de clínicas: los SIS (Sistemas de Información de Salud) que integran variedad de módulos como Urgencias, Laboratorio, Imagenología, incluso los no médicos propios de un ERP como compras, inventario y ventas para inteligencia de negocios. Son programas que permiten la gestión de los procesos que integran un negocio, por eso la historia clínica electrónica del paciente "el cliente" se dice que es integral.

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¿Qué se requiere para implementar un SIS en su Clínica?

Enumérelos así:

  1. Gestión del conocimiento: contratar o asumir la educación continua al personal sobre procesos con enfoque sistémico de la organización.

  2. Gestión del negocio: asumir modelos de gestión por resultados y competencias.

  3. Operaciones TI: contar con asesor o integrante de TI (Tecnología en Información) y asegurar redundancia en internet.

  4. Infraestructura física: plantearse la estructura de la gestión organizacional con flujos, dimensionamiento y recursos funcionales a las prácticas clínicas.

  5. Interoperabilidad: Mas que el sistema nuevo con otros sistemas, se trata que los usuarios interactúen diferentes procesos de la organización con diferentes módulos del sistema.

  6. Logística clínica: inducir al personal médico la importancia de auditoría con aplicación lógica de diagnóstico - tratamiento o manejo esperado /  y el realizado.

  7. Analítica en salud: inducir al personal médico la importancia de ingresar los datos de cada atención en campos estructurados para darle valor analítico a la información.

  8. Historia clínica electrónica: contratar a un proveedor de historia clínica integral o asumir el desarrollo de un nivel altamente integral de software.

  9. Planes de cuidado: elaborar nuevos flujos operativos alineados con el nuevo software y contar con manuales de contingencia sobre los procesos claves manejados por el SIS, en caso de caídas o pausas para soporte y actualización del sistema.

  10. Edificios inteligentes: Esto aplica a organizaciones con estructura hospitalaria de mayor nivel.

 

Fase 1- Entender que el software y el proveedor son solo un 10% de la implementación de un SIS.

Como puede ver, se requiere de mucho más que un software y el proveedor del mismo. Observe que un proveedor de software para clínicas cae únicamente en el punto 8 y existen 9 requerimientos o retos a afrontar por su organización. De modo que son 9 tareas o como me gusta llamarlas, oportunidades de mejora, que le toca a usted hacer.

No sabría decirle cuál de esas 9 es la más importante, todas lo son. Con un proveedor como Medicsite, podemos ayudarle gracias al nivel profesional de nuestros integrantes con los puntos 1, 2, 6, 7 directamente y hacer recomendaciones para los puntos 3, 4, 5, 9. En anteriores artículos he explicado por qué no es beneficioso para PYMEs hacer su propio software, y que lo mejor de tener un proveedor es que este se encarga por su propia voluntad al servicio de evolucionar, aplicar mejoras y mantener el código actualizado. Así el software es una inversión para el  negocio y no una compra con caducidad y gasto por desactualizarse.

El éxito esta en la responsabilidad que usted o la junta directiva asuma el resto de los 9 puntos con la metodología de formación continua, no importa si es a nivel de 3 usuarios o de una organización con varias sucursales donde ya necesitaría un plan de universidad corporativa dedicado a sistemas de gestión para la mejora continua y la educación en tecnologías aplicadas a los procesos de la clínica en la atención del paciente.

Fase 2 - Vea su organización como un mapa de sistemas generado por la ejecución organizada de procesos, porque un buen SIS contribuye a la gestión de estos.

 

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¿Logra ver la similitud entre ambas imágenes?

Entre más procesos involucre el SIS, mejor es.

Ambos cuadros son exactamente lo mismo, solo que uno aplicado a el negocio específico de salud y el otro es universal. En el cuadro de la derecha (en vista de ordenador) se divide la organización por su Balance Score Card, según Kaplan y Norton, en procesos:

  1. Financieros.

  2. Comerciales.

  3. Procesos internos.

  4. Aprendizaje y desarrollo.

En la parte Financiera de la organización se revisa el flujo de efectivo con los ingresos, la rentabilidad del negocio según las utilidades que resulten luego de los costos y gastos. Todo esto se planifica y responsablemente se gestiona por la Alta Dirección cuando hacen la planificación estratégica, gestionan el marco estratégico y hacen las revisiones debidas.

En lo Comercial, se entregan las unidades de servicio del negocio al cliente, es decir la cadena de valor del negocio, los servicios que se entregan al paciente y la razón por la que este te entrega su dinero. En los negocios de salud no he encontrado mejor forma de organizar la parte comercial que dividir los procesos clave, es decir los asistenciales, en los INTERMEDIOS o de apoyo asistencial (que son los necesarios para complementar el diagnóstico y dan soporte a la decisión de tratamiento) y los FINALES (que son la ejecución profesional del servicio que se brinde).

Los procesos internos, son con los que se controla el funcionamiento de la organización, utilizando indicadores, normas de gestión ISO, los métodos de compras, actualización de herramientas que den soporte a los procesos del negocio como actualmente lo es la tecnología que se utilice, entre otros. Esto es interno en la organización y cada una dependerá o no de ciertos procesos en base al nivel de complejidad. En negocios de salud, este es el área no asistencial donde podemos agrupar a todos los procesos que tengan que ver con dar apoyo o "soporte general" a la organización como lo es la compra, almacenamiento y gestión de insumos o suministros, el mantenimiento a la infraestructura, la comunicación con el usuario, gestión de TI para la clínica, etc.

El aprendizaje y desarrollo de su organización, aquí se ilustran todos los procesos que tienen que ver con que la organización aprenda, haga experiencia y cumpla las funciones establecidas en el cargo de cada integrante; y recordemos que la organización es la GENTE que trabaja en ella, entonces nos referimos a todos los esfuerzos por la inducción, entrenamiento y capacitación continua de los integrantes de la organización (lo que hacemos con el talento humano o recurso humano). En una organización de salud, por supuesto que tiene que ver con la gestión del personal, evaluación del desempeño, la salud ocupacional y la gestión de toda la información documentada, para hacer tanto inteligencia de negocios como para obtener incidencias o eventos centinela y llevarlos hasta lecciones aprendidas por todos en la organización.

Fase 3 - Mantener la estrategia.

Lo sé, esto es difícil de hacer. Porque el negocio (la Clínica) ya está andando y el tiempo invertido en este proyecto generalmente toma más del planeado (en mis estudios, experiencias y esfuerzos siempre es así), y hay que mantener la marcha del negocio, dando mayor prioridad a los procesos finales que a los internos y de aprendizaje y desarrollo. 

Luego de visualizar su mapa de procesos (no invente el agua), mantenga andando con tiempo dedicado y reuniones de análisis de situación, lo siguiente:

  1. El direccionamiento estratégico.

  2. Plan de desarrollo - presupuesto (ya que se trata de invertir tiempo y dinero).

  3. Gestión permanente del cambio (para la adopción por el personal).

  4. Crecimiento progresivo (todos aprenden que nunca se deja de aprender).

Haga esto y tendrá un crecimiento y mejoramiento continuo que garantice el éxito en la implementación de cualquier sistema.

Fase 4 - Duro de matar.

No permita que muera el proyecto. Dicen que en guerra avisada no muere soldado. Así de seguro, usted puede estar seguro que va a tener problemas. Le garantizo que sus problemas se resumirán en estos:

  1. De costos.

  2. De Usuarios.

Sus costos serán de sistemas, equipos, infraestructura, implementación, mantenimiento e interconexión, nuevamente NO solo el costo del SIS.

Estas son cantidades reales que representarán costos a nivel de un Hospital que en Panamá sería de tercer nivel (cortesía de la Fundación Valle de LILI, Colombia) de infraestructura cuando piense que en su Clínica u Hospital es demasiado el costo a asumir recuerde estos números.

Gracias al internet que hay en Panamá, los proveedores se aventuran al SaaS (Software as a Service) abaratando los costos por modelos de pago por mensualidades, pero los proyectos de implementación de una solución NO SAP, por lo barato pueden salir en 20,000.00 USD. Cuando me entero de un proyecto ofertado por menos de este monto por lo regular me da mala impresión (recuerde que soy dueño de empresa de desarrollo de SIS) y casi siempre no cumple las expectativas en tiempo e innovación, el cliente siente que al conseguir un menor precio el SIS le sale igual de efectivo que en la propuesta inicial, lo que no sabe es que el ahorro de costos es disminución de inversión en desarrollo (como no tiene idea de lo que le entrega el proveedor) se le entrega algo que podría ser mejor.

Sépalo, en el negocio de desarrollo de software se paga por hora y no por producto (aplicación del software) entregado. De modo que al cobrarle menos al cliente, simplemente entregas aplicaciones con menos horas de desarrollo, lo cual para los ojos del que sabe de software puede representar una abismal diferencia de producto final.

Sus usuarios harán un bloqueo enorme, por la resistencia al cambio debido al miedo y la pereza a salir de la zona de confort. Aquí se complica la adopción del sistema, el entrenamiento que recibe el personal, los controles para usted con ellos y ellos con usted (lo tratarán de manipular diciendo que el sistema NO SIRVE, QUE LOS HACE LENTOS) y los miedos que logren salir a luz.

En este punto usted debe confiar más en su decisión y en su proveedor que en su personal, el cual, temporalmente no reaccionará en positivo con el proyecto. Tiene que ser como El Duro y nunca recular en situaciones como, hacer las recetas electrónicas y por quejas de los usuarios volver al papel. Donde usted permita echar para atrás una vez alguna innovación, sus usuarios se encargaran de poco a poco matar el proyecto.

Fase 5 - Buscar el próximo paso.

Cuando se trata de una clínica general o especializado en alguna o algunas ramas de las medicina, la implementación puede tomar (depende de la complejidad de la organización y ausencia de customizaciones) 3 días hábiles, prácticamente una semana y la adaptación interna en la organización alrededor de un mes. Si su proveedor de SIS es un bueno en la tecnología, siempre tendrá algo nuevo o adicional que ofrecerle y aquí es cuando se avanza al próximo paso que puede ser un nuevo módulo clínico como laboratorio o imagenología, E-comerce para el paciente, citas on line, etc.

Para un Hospital es muy diferente, el acompañamiento es continuo y se lleva por varias fases que según estudios basados en evidencias y experiencias suele tomar 3 años, luego de esos 3 años se tiene a todo el hospital en digital y se busca el siguiente paso, si tiene un buen proveedor de software, seguro que el SIS ya estará desactualizado. Por eso es un continuo trabajo de equipo y de innovación.

A lo que quiero llegar, es que comprenda que es un proyecto de nunca acabar. Usted quiere ser mejor, quiere que su empresa sea mejor, sabe que en esta época el que no cambia o no innova muere, entonces métale ganas a la mejora continua.

De parte de todo el equipo de Medicsite le deseamos los mejores éxitos este 2018

Y que comience el año con un pie en la planificación estratégica y el otro pie en la mejora continua, para todo lo demás tiene medicsite