Las mejores herramientas para gestión de equipos de trabajo

Si tiene Medicsite, entonces ya las tiene

David De León

Este blog lo presentaré a manera de curso, será extenso, pero dedicado a todos los clientes y amigos que hemos echo estos años. Sin ustedes, todos los estudios que personalmente he echo no tendrían razón en mi vida. 

Dr. David F. De León M.

TODO INICIA CON DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

No solo inicia, depende de ello. Pero antes de desarrollarla, hay que conocer el contexto de su organización.

4.1. Comprender a la organización y su contexto.

La organización debe determinar los aspectos externos e internos que son relevantes para su propósito y dirección estratégica y que afectan a su capacidad para lograr el resultado deseado de su sistema de gestión de calidad (sus objetivos, p.ej.).

La organización debe controlar y revisar la información sobre estas cuestiones externas e internas.

Nota 1:           Comprender el contexto externo de una organización puede facilitarse al considerar cuestiones derivadas de los entornos jurídico, tecnológico, competencia de mercado, culturales, sociales y económicos, etc., ya sea a nivel internacional, nacional, regional o local.

Nota 2:           Comprender el contexto interno de una organización puede facilitarse al considerar cuestiones relacionadas con los valores, cultura y conocimientos, y desempeño de la organización.

Lo anterior es el primer punto de desarrollo de la norma ISO 9001:2015, y le mostraré como lo interpretamos en un negocio de atención a la salud.
De modo que debemos analizar los atributos internos y externos respecto a nuestra organización. Entre las herramientas que recomiendo para hacerlo está el FODA.

 Luego de plantear bien el FODA de la organización debe trabajar la Planificación Estratégica de la misma, dándole solución a las siguientes preguntas

¿Sientes que tu equipo de trabajo no se encuentra alineado para alcanzar los objetivos de la Empresa?, ¿Se ha definido el propósito de la Empresa?, ¿Se ha definido la Visión de la empresa? ¿Nos hemos planteado objetivos a Corto, Mediano y Largo Plazo?, ¿Nuestra Misión y Visión está actualizada?, ¿Nuestro equipo la conoce, la comprende, es compartida?, ¿Representa un punto de referencia para todos en la empresa?

Haga clic y descargue ejemplo:


 

Planificar es predecir el futuro

Nadie planifica fracasar, las empresas fracasan porque no planifican.

4.2. Comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas.       

Debido al impacto o potencial impacto en la capacidad de la organización para suministrar de forma coherente productos y/o servicios que satisfagan al cliente y los requisitos legales y reglamentarios aplicables, la organización debe determinar:

            a) Las partes interesadas que son relevantes para el sistema de gestión de calidad.

            b) Los requisitos de estas partes interesadas que son relevantes para el sistema de gestión de calidad.

La organización debe revisar y controlar la información acerca de tales partes interesadas y sus requisitos relevantes.

Este es el segundo punto a desarrollo de la norma ISO 9001:2015, y su cumplimiento se interpreta con la elaboración del formato de Planificación Estratégica y con la elaboración de un proceso para la gestión documental, donde se demuestra que se controla este análisis en su organización. Usted debe tener este formato bien presentado y distribuido en su organización, así como todos los documentos involucrados. A la metodología de organizar y controlar estos documentos se le llama "Lista Maestra de Documentos", otros la conocen como "Digesto"; y es la parte más difícil de cumplir para obtener una certificación de la ISO. En esto, se revela la experticia de un asesor. No se complique Contáctenos.
Los documentos en la organización pueden ser de tipo internos o externos.
  • Los internos involucran los documentos que registren la planificación estratégica, los manuales, instructivos o procedimientos de procesos propios de la organización.

  • Los externos involucran a todos los documentos de origen fuera de la organización, tal como la misma norma ISO o que registren información de la relación de la organización con las partes interesadas (clientes, proveedores, gobierno, etc.). Para un clínica es indispensable contar en todo momento con las leyes que reglamentan a todas las instituciones de salud. Entre los documentos externos del gobierno de Panamá que recomiendo tener en un negocio de salud desde el nivel empresarial de clínica con expedientes electrónicos, son los siguientes: Lista con algunas leyes

ORGANIGRAMA

Luego de la planificación estratégica, haga la representación de las divisiones, secciones, departamentos o servicios de su organización. Diséñelo simple y los más horizontal posible. Entre menos jerarquía mejor.

A la esta herramienta visual se le conoce como organigrama, como en la imagen adjunta.

Fije objetivos en la Planificación Estratégica

Los objetivos del hospital/clínica/consultorio pueden representar exclusivamente las necesidades vistas por los líderes, o pueden tener bases más amplias que representen los intereses de los usuarios, el equipo administrativo, los integrantes, el público en general, accionistas, socios. Si utilizó la matriz FODA previamente no tendrá mayor dificultad.

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Con dedicación en planear su organización, ahora puede determinar qué funciones hay que desempeñar por su equipo de trabajo y el talento humano requerido para ello

Hay mucho que se puede implementar para tener un efectivo departamento de Recursos Humanos, o como es llamado actualmente, Talento Humano. Podemos indicar que luego de la fase estratégica realizada por los directivos, alta dirección o el dueño del negocio de salud (Clínica u Hospital), lo más importante es el talento humano que se encarga de ejecutar los procesos a todo nivel dentro de la organización. Si estos profesionales en sus respectivas ramas no se vuelven expertos en los procesos internos de la organización, nunca serán Dueños de Procesos y la organización quedaría como una típica clínica sin mayor crecimiento que el servicio médico ofertado.

El secreto es comenzar haciendo las cosas bien y si ya emprendió su negocio de salud, nunca es tarde. Con tan solo dedicarle tiempo a los formatos para desarrollo que le regalo en este Blog esta muy por delante de los que ignoran estos sistemas. Aún, no conozco Hospital o Clínica que tenga estos procesos de reclutación, formación y desarrollo de personal antes de iniciar funciones. La meta consiste en llegar a un sistema de Universidad Corporativa.

Repito, es tanto lo que se hace en esta fase, que para ayudarle a una clínica, asociación de médicos o consultorios, el sistema debe tener por lo menos estas tres características. Siempre que los integrantes vean la existencia de procedimientos y modelos de perfil establecidos con las tareas, actividades y funciones bien definidas, es decir, una empresa organizada, es que el nuevo integrante siente el valor que se le da y esto genera su primer tacto con el sentido de pertenencia hacia la organización (ve lo fácil que es crear sentido de pertenencia, sin regalos, fiestas o bonos, aunque la mayoría de las empresas no llegan a comprenderlo).

Haga clic en las imágenes y descargue ejemplos:


Odoo - Sample 1 for three columnsCaracterística uno

Cuente con un procedimiento de elaboración de descripciones de cargos. Cuando hace falta un involucrado de los que observa en el documento de ejemplo, simplemente asúmalo usted o la persona que le asiste. Hay negocios donde una persona lo hace todo.

Odoo - Sample 2 for three columnsCaracterística dos

Elabore un formato de perfil de puestos, para cada cargo en la organización. Una vez completado, utilícelo para la contratación de personal. No olvide incluir siempre la sección de salud ocupacional, la cual el nuevo integrante lo considera como un valor agregado que tiene la empresa.

Odoo - Sample 3 for three columnsCaracterística tres

Utilice un formato de evaluación de personal. Hay muchos métodos. Lo imprescindible es que el integrante sepa que se le va a valorar. Nunca olvide que la razón de una evaluación no es la dimisión de personal, su verdadero poder consiste en encontrar las oportunidades de mejora para cada integrante y aplicar la retroalimentación de forma oportuna.

Entre a Medicsite

Su Team integrado con Medicsite

Todo lo anterior entra en la parte de planificación estratégica, donde le he dado un pantallazo muy básico en como podemos asesorarle. Nuestro factor diferencial es que además de ser un proveedor de TI en soluciones médicas para su negocio, le ayudamos en gestión médica como consultores externos.

- Esquema básico de procesos por Medicsite en este Blog

GESTIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO CON MEDICSITE

Aplicaciones y módulos gratis, ya incluidos en su Medicsite

Las cargas de trabajo insostenibles podrían llevar al burnout del personal administrativo. Cuando empezamos este proyecto, resolver esta situación fue de las primeras metas que nos propusimos para ser mejores que los simples softwares que hacen expedientes electrónicos y facturación. 

Nuestra solución hace la gestión operativa. El registro, control y trazabilidad. Pero usted es el que decide el alcance y la utilización de la Nube o Intranet empresarial para la gestión documental.

La comunicación e información debe ser integral, al alcance de todos y auditable. Por tanto, debe existir una formalidad empresarial y es su deber garantizar la herramienta que se va a utilizar, desde un correo empresarial hasta un Drive en la Nube. Porque toda la información de Whatsapp y en correos personales no son propiedad de la organización, la información recolectada en los mismos no genera valor ni responsabilidad legal, usted no puede evaluar el cumplimiento, comunicación o solicitud de una tarea a una hora determinada, con el correo personal o Whatsapp del integrante.

 
 

Primera características

Utilice el módulo de Debates para la comunicación interna de la organización con Chats, Canales públicos y privados, sin perder la capacidad de auditar el trabajo del personal.

 
 

Segunda característica

Utilice el módulo de Notas para mantener y controlar los documentos de la organización o su enlace a la Nube o Intranet de la organización.

 
 

Tercera característica

Emplee el módulo de Tareas para registrar y controlar las tareas asignadas al personal y el reporte oficial entre los colaboradores cuando cambian de turno.

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